Google Documents è la piattaforma di produttività personale made in Google. La sua particolarità? Essere completamente online, non esistono programmi da installare sul proprio computer o cose del genere: tutto quello di cui si ha bisogno è una connessione ad internet, un browser (possibilmente funzionante, quindi evitiamo Internet Explorer – scherzo, ovviamente… o forse no), una tastiera e qualcosa da scrivere (o qualche file da caricare). Ciò che a mio avviso rende Google Documents un servizio molto interessante è il fatto che sia veloce, essenziale e facile da usare. I documenti salvati, siano documenti di testo, fogli di calcolo, PDF, pagine web o presentazioni, sono accessibili dovunque, senza problema di compatibilità alcuno: poiché tutto viene caricato all’interno del browser non è necessario installare Microsoft Office, OpenOffice o programmi analoghi per leggere ed editare i propri files. Personalmente, lo trovo molto comodo in università, magari quando si lavora in gruppo su un progetto e c’è la necessità di condividere files che ognuno può andare ad editare, ma che al tempo stesso siano accessibili, nella loro versione più aggiornata, da ognuno. A questo proposito segnalo anche le funzionalità di condivisione messe a disposizione da Google Documents, che permettono di tenere un documento privato, pubblico, oppure renderlo visibile solo ad un determinato gruppo di persone che possiamo andare a definire quando modifichiamo le impostazioni di condivisione. Altro fattore che gioca a favore di Google Documents è la compatibilità. E’ infatti possibile caricare file di svariati formati, tra cui pdf, doc/docx, odt, sxw, rtf, txt, htm/html, ppt/pps, xls/xlsx, ods, csv, tsv (mai sentito) e tsb (mai sentito)… sicuramente avrò dimenticato qualche formato, ma potete comunque rendervi conto della grande versatilità di Google Documents.

Ovviamente però, non è tutto oro quello che luccica e anche Google Documents ha le sue pecche (per fortuna, dico io). Se il documento che bisogna redarre è di particolare importanza, o se la grafica e l’impaginazione sono aspetti fondamentali del progetto a cui si sta lavorando, si dovrebbe prendere in considerazione l’idea di ricorrere a strumenti di condivisione più “tradizionali”. Infatti, nonostante sia compatibile con un grandissimo numero di formati, quando si carica un file la conversione al “formato Google Docs” spesso e volentieri non digerisce la formattazione del documento originale al 100% e tende ad introdurre delle “piccole novità” che potrebbero rivelarsi particolarmente spiacevoli se si tratta di un documento lungo e/o importante. La stessa cosa, ovviamente, vale per il procedimento inverso: se un documento viene creato direttamente da Google Documents e poi esportato, da una parte le limitate funzionalità di formattazione disponibili online e dall’altra un algoritmo di conversione non proprio ottimizzato penalizzano la grafica del documento che state esportando e rendono necessaria una revisione successiva della formattazione.

Quindi, per farla breve: Google Documents? Ottimo strumento, e ve lo consiglio caldamente se dovete condividere un documento, accedervi da più postazioni durante la giornata o se siete in più di una persona a lavorarci, però attenzione alla formattazione dei documenti importanti. Se decidete di trasferirli online, conservate sempre l’originale e dopo il caricamento verificate il risultato: se la conversione non vi soddisfa, siete sempre in tempo per tornare indietro!

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